ആശയവിനിമയം ബിസിനസിന്റെ ജീവരക്തമാകുന്നു. ജീവശാസ്ത്രപരമായി ശരീരത്തില്‍ രക്തത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം എത്രവലുതാണോ അത്രയും തന്നെ പ്രാധാന്യം ബിസിനസില്‍ ആശയവിനിമയത്തിനുമുണ്ട്. ചെറിയ ചില മാറ്റങ്ങളിലൂടെ ആശയവിനിമയത്തെ എങ്ങനെ ഒരു ഘടനാപരമായ പ്രക്രിയയാക്കി മാറ്റാമെന്നു നോക്കാം
ചെറിയ ചില കാര്യങ്ങള്‍ നടപ്പാക്കുന്നതിലൂടെ ബിസിനസില്‍ വലിയ മാറ്റങ്ങള്‍ക്ക് നാന്ദി കുറിക്കുവാന്‍ നമുക്ക് കഴിയും. ബിസിനസിനെ വിജയത്തിലേക്കു നയിക്കുവാന്‍ വലിയ ആശയങ്ങള്‍ ഒരു അനിവാര്യതയല്ല. കൊച്ചു കൊച്ചു ആശയങ്ങളുടെ നിരന്തരമായ അഭ്യസനത്തിലൂടെ അത്ഭുതാവഹമായ മാറ്റങ്ങള്‍ ബിസിനസില്‍ സൃഷ്ടിക്കപ്പെടും. കാലക്രമേണ ഇത്തരം ആശയങ്ങളുടെയും പ്രക്രിയകളുടെയും തുടര്‍ച്ചയായ സൃഷ്ടിക്കപ്പെടലും നടപ്പിലാക്കലും ഒരു ബിസിനസ് സംസ്‌കാരമായി മാറുകയും ചെയ്യും. മാറ്റങ്ങള്‍ അനിവാര്യമാണെന്ന ബോധവും അതിനെ ഉള്‍ക്കൊള്ളുവാനുള്ള മനസും ഉണ്ടെങ്കില്‍ അവിരാമമായ അഭിവൃദ്ധിയിലേക്ക് നമുക്ക് ബിസിനസിനെ നയിക്കാം.
ആശയവിനിമയം (Communication) ബിസിനസിന്റെ ജീവരക്തമാകുന്നു. ജീവശാസ്ത്രപരമായി ശരീരത്തില്‍ രക്തത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം എത്രവലുതാണോ അത്രയുംതന്നെ പ്രാധാന്യം ബിസിനസില്‍ ആശയവിനിമയത്തിനുണ്ട്. ഘടനാപരമല്ലാത്ത ആശയവിനിമയ പ്രക്രിയയിലൂടെയാണ് (Unstructured Communication Process) ഭൂരിഭാഗം ബിസിനസ് പ്രസ്ഥാനങ്ങളും കടന്നുപോകുന്നത്. ബിസിനസിന്റെ വളര്‍ച്ചയ്ക്ക് നിദാനമാകുന്ന ഒട്ടനവധി ഗുണഗണങ്ങളെ ആരോഗ്യപരമല്ലാത്ത, ഘടനാപരമല്ലാത്ത ഈ ആശയവിനിമയം നശിപ്പിക്കുന്നു. ബിസിനസില്‍ ഏറ്റവും പ്രാധാന്യമര്‍ഹിക്കുന്ന ആശയവിനിമയം എന്ന പ്രവൃത്തിയെ ചെറിയ ചില മാറ്റങ്ങളിലൂടെ നമുക്ക് ഘടനാപരമായ പ്രക്രിയയാക്കി (Structured Process) മാറ്റാം. പക്ഷേ, നാം ചെറുതെന്നു പറയുന്ന ഈ മാറ്റങ്ങള്‍ അവിശ്വസനീയമായ ഗുണഫലങ്ങള്‍ ബിസിനസില്‍ പ്രദാനം ചെയ്യും.
ഉപഭോക്താവിന്റെ സംതൃപ്തിയാണ് ഏതൊരു ബിസിനസിന്റെയും ആത്യന്തിക ലക്ഷ്യം. പരസ്പരസംവേദനത്തിലൂടെ ഉടലെടുക്കുന്ന ബന്ധമാണ് ബിസിനസായി പരിണമിക്കുന്നത്. ബാഹ്യവും (External) ആന്തരികവുമായ (Internal) ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ശക്തി വളരെ പ്രാധാന്യമര്‍ഹിക്കുന്നു. ആന്തരിക ആശയവിനിമയത്തില്‍ (Internal Communication) സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്ന ഗുണപരമായ മാറ്റങ്ങള്‍ ഉപഭോക്താവിന്റെ സംതൃപ്തിയില്‍ പ്രതിഫലിക്കപ്പെടുന്നു. ദൃഢമായ ബന്ധങ്ങള്‍ സ്ഥിരതയാര്‍ന്ന ബിസിനസിനും ഉന്നതിക്കും കാരണമായിത്തീരുന്നു.
നമുക്ക് എങ്ങനെ ആരോഗ്യപരമായ, ഘടനാപരമായ ആന്തരിക ആശയവിനിമയം ബിസിനസില്‍ വളര്‍ത്തിയെടുക്കാം? ഇതിനായി വളരെ ആസൂത്രിതമായ മീറ്റിംഗുകളുടെ ആവശ്യകതയുണ്ട്. ഏതൊക്കെ തലങ്ങളില്‍ മീറ്റിംഗുകള്‍ ആവശ്യമാണെന്നും അവ എങ്ങിനെ ആസൂത്രണം ചെയ്യണം എന്നതും ഒരു ബിസിനസുകാരന്‍ അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. വിവിധ വകുപ്പുകളുടെ (Departments) കാര്യക്ഷമമായ പ്രവര്‍ത്തനമാണ് ബിസിനസിനെ മുന്നോട്ട് കൊണ്ടുപോകുന്നത്. ഓരോ വകുപ്പിന്റെയും കൃത്യമായ കര്‍ത്തവ്യം എന്തെന്ന് നിര്‍വചിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. വകുപ്പു മേധാവി (Departmental Head) ആരെന്നും അദ്ദേഹത്തിന്റെ കീഴില്‍ ഏതൊക്കെ സ്ഥാനങ്ങളില്‍ ആരൊക്കെ പ്രവര്‍ത്തിക്കണമെന്നും നിര്‍ണ്ണയിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.
ഓരോ വ്യക്തിയുടെയും നിര്‍വചിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള ചുമതലകളാണ് അവര്‍ നിറവേറ്റുന്നത്. പ്രവൃത്തിയുടെ മാനദണ്ഡമനുസരിച്ച് വകുപ്പുകള്‍ നിശ്ചയിക്കുകയും ദൃഢമായ, സംഘടനാപരമായ ഘടന (Organisational Structure) നിശ്ചയിക്കുകയുമാണ് ആദ്യത്തെ ചുവടുവയ്പ്പ്.
വകുപ്പുകളുടെ മീറ്റിംഗുകള്‍
സ്ഥാപനത്തിലെ ഓരോ വകുപ്പുകളുടെയും മീറ്റിംഗ് സമയവും അജണ്ടയും തീരുമാനിക്കപ്പെടണം. വകുപ്പിന്റെ കര്‍ത്തവ്യവും ലക്ഷ്യവും എന്താണോ അവ സാക്ഷാത്കരിക്കപ്പെടുന്നുണ്ടോ എന്നുള്ള അവലോകനം മീറ്റിംഗിന്റെ അജണ്ടയിലൂടെ നിറവേറ്റപ്പെടണം. വകുപ്പിലെ എല്ലാ ജീവനക്കാരെയും ഉള്‍പ്പെടുത്തി വകുപ്പ് മേധാവിയുടെ നേതൃത്വത്തിലായിക്കണം മീറ്റിംഗ്. ദിവസേന 15 മിനുറ്റ് മുതല്‍ 30 മിനുറ്റ് വരെ സമയം വകുപ്പ് മീറ്റിംഗുകള്‍ക്കായി മാറ്റിവെയ്ക്കപ്പെടണം. എല്ലാ ദിവസത്തിലും ഓരോ വകുപ്പിലും സംഭവിക്കപ്പെടുന്ന അവലോകനത്തിലൂടെ പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ യഥാസമയം കണ്ടെത്തി, പരിഹരിച്ച് വകുപ്പിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ മെച്ചപ്പെടുത്തുവാന്‍ കഴിയുന്നു. പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ കൂമ്പാരമായി സങ്കീര്‍ണ്ണമാകുന്ന അവസ്ഥ ഒഴിവാക്കപ്പെടുന്നു. ഓരോ ജീവനക്കാരന്റെയും പ്രവൃത്തികള്‍ വിലയിരുത്തുവാനും ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങള്‍ വരുത്തി പ്രകടനം കൂടുതല്‍ മെച്ചപ്പെട്ടതാക്കുവാനും ഈ മീറ്റിംഗുകളിലൂടെ സാധിക്കും.
ദിനംപ്രതി നടക്കുന്ന ഈ ആശയവിനിമയത്തിലൂടെ വകുപ്പുകളുടെ പ്രവര്‍ത്തനം കൂടുതല്‍ അഭിവൃദ്ധിപ്പെടുന്നു. വകുപ്പുകളിലെ ഓരോ ജീവനക്കാരനിലും
ലക്ഷ്യബോധം ഉടലെടുക്കുകയും കര്‍ത്തവ്യങ്ങള്‍ ഉത്തരവാദിത്വത്തോടെ നിറവേറ്റപ്പെടുകയും ചെയ്യും. ജീവനക്കാര്‍ക്കിടയില്‍ ആരോഗ്യപരമായ ആശയവിനിമയം സൃഷ്ടിക്കുവാന്‍ ഇത്തരം മീറ്റിംഗുകള്‍ക്ക് കഴിയും.
വകുപ്പുമേധാവികളുടെ മീറ്റിംഗുകള്‍
വകുപ്പുമേധാവികളുടെ മീറ്റിംഗ് ആഴ്ചയില്‍ ഒരു തവണയെങ്കിലും നിര്‍ബന്ധമായും നടത്തപ്പെടേണ്ടതാണ്. മീറ്റിംഗുകള്‍ക്ക് കൃത്യമായ സമയവും അജണ്ടയും ഉണ്ടാവേണ്ടതുണ്ട്. ഓരോ വകുപ്പിന്റെയും പ്രവര്‍ത്തനാവലോകനം ഈ മീറ്റിംഗുകളില്‍ നടത്തപ്പെടുന്നു. വിവിധ വകുപ്പുകളുടെ യോജിച്ചുള്ള പ്രവര്‍ത്തനത്തില്‍ വരുന്ന പാകപ്പിഴകളും അവയുടെ പരിഹാരനിര്‍ദ്ദേശങ്ങളും, പ്രവര്‍ത്തനം മെച്ചപ്പെടുത്തുവാനുള്ള നിര്‍ദ്ദേശങ്ങളും ഈ മീറ്റിംഗുകളില്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്യപ്പെടുന്നു. ഇത്തരം മീറ്റിംഗുകളിലൂടെ വകുപ്പുമേധാവികളില്‍ കര്‍ത്തവ്യബോധം വളര്‍ത്തുവാനും അവരുടെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ അഭിവൃദ്ധിപ്പെടുത്തുവാനും സാധിക്കുന്നു.
ടോപ്പ് മാനേജ്‌മെന്റ് മീറ്റിംഗ്
സ്ഥാപനത്തിന്റെ പൂര്‍ണ്ണമായ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ വിലയിരുത്തുന്നതിനായി മാസത്തിലൊരിക്കല്‍ ടോപ്പ് മാനേജ്‌മെന്റ് മീറ്റിംഗ് ആവശ്യമാണ്. സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഡയറക്ടേഴ്‌സും ജനറല്‍ മാനേജറും പങ്കെടുക്കുന്ന ഈ മീറ്റിംഗില്‍ ഓരോ മാസത്തേയും സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ അവലോകനം ചെയ്യപ്പെടുന്നു. വകുപ്പുമേധാവികളുടെ റിപ്പോര്‍ട്ടുകളുടെ സംക്ഷിപ്തരൂപം ജനറല്‍ മാനേജര്‍ മീറ്റിംഗില്‍ അവതരിപ്പിക്കുന്നു. ഈ മീറ്റിംഗിലൂടെ ഓരോ വകുപ്പിന്റെയും പ്രവര്‍ത്തനങ്ങള്‍ വിലയിരുത്തുവാന്‍ മാനേജ്‌മെന്റിനു കഴിയുന്നു. മാസത്തില്‍ ഒരിക്കല്‍ നടക്കുന്ന ഈ റിവ്യൂ മീറ്റിംഗിലൂടെ സമയബന്ധിതമായി തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുവാന്‍ മാനേജ്‌മെന്റിനു കഴിയും.
ഇങ്ങനെ മൂന്നു തലങ്ങളിലായി കൃത്യമായ ആസൂത്രണത്തോടെ സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്ന ഘടനാപരമായ ആശയവിനിമയം, പ്രശ്‌നങ്ങള്‍ യഥാസമയം പരിഹരിക്കുവാന്‍ സ്ഥാപനത്തെ സഹായിക്കും. സ്ഥാപനത്തില്‍ ഉയര്‍ന്നുവരുന്ന ആശയവിനിമയസംസ്‌കാരം നവീനങ്ങളായ ആശയങ്ങള്‍ ഉടലെടുക്കുവാനും അവ വിജയകരമായി പ്രാവര്‍ത്തികമാക്കുവാനും സ്ഥാപനത്തെ പ്രാപ്തമാക്കുന്നു. സ്ഥാപനത്തിന്റെ മുന്നോട്ടുള്ള പ്രയാണത്തില്‍ താന്‍ ഭാഗഭാക്കാണെന്നും തന്റെ ആശയങ്ങള്‍ക്കും അഭിപ്രായങ്ങള്‍ക്കും വിലയുണ്ടെന്നുമുള്ള വിശ്വാസം ജീവനക്കാര്‍ക്കിടയില്‍ ദൃഢമൂലമാക്കുവാന്‍ സുതാര്യമായ ഈ ആശയവിനിമയ സംവിധാനത്തിലൂടെ കഴിയുന്നു.
ഇത് ചെറിയ മാറ്റമാണ്. മൂന്നു തലങ്ങളില്‍ സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്ന ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ഒഴുക്ക്. നാളെ ഇത് നിങ്ങളുടെ ബിസിനസില്‍ വിപ്ലവകരമായ, അത്ഭുതകരമായ വലിയൊരു മാറ്റം കൊണ്ടുവരും. പക്ഷേ, അതിനായി നാം ഈ ചെറിയ മാറ്റത്തിനായി ഇപ്പോഴേ ശ്രമിക്കണം. പുതിയ മാറ്റങ്ങള്‍ക്കായി ശ്രമിച്ചുകൊണ്ടേയിരിക്കണം.