ബിസിനസിന്‍റെ ബാലന്‍സ് ഷീറ്റ് (ആസ്തി ബാധ്യത പട്ടിക) മുന്നിലെ മേശയില്‍ നിവര്‍ത്തി വെച്ച് അതിലേക്ക് തലതാഴ്ത്തി ഇരിക്കുകയാണ് ജോര്‍ജ്ജ്. എല്ലാ അക്കങ്ങളിലൂടെയും ഒന്ന് കണ്ണോടിച്ച് നോക്കിയതിനു ശേഷം മുന്നിലിരിക്കുന്ന എന്നോടായി ജോര്‍ജ്ജ് പറഞ്ഞു.
“ഈ ബിസിനസിന്‍റെ പ്രൊപ്രൈറ്റര്‍ ഞാനാണ്. എന്‍റെ പൂര്‍ണ്ണമായ ഉടമസ്ഥതയിലുള്ള ബിസിനസിന്‍റെ ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ ഞാന്‍ ബിസിനസിലേക്ക് കൊണ്ടുവന്ന മൂലധനം ബാധ്യതയായി കാണിച്ചിരിക്കുന്നത് എന്തിനാണ്? എനിക്ക് ഇതുവരെ ഇത് മനസിലാക്കുവാന്‍ സാധിച്ചിട്ടില്ല. ഒന്ന് പറഞ്ഞു തരാമോ?”
എന്ത് കൊണ്ടാണ് ബിസിനസ് ഉടമസ്ഥര്‍ (Owners) ബിസിനസിലേക്ക് കൊണ്ടുവരുന്ന മൂലധനം (Capital) ബാധ്യതയായി (Liability) കണക്കാക്കുന്നത്? ഇത് ജോര്‍ജ്ജിന്‍റെ മാത്രം സംശയമല്ല. പൊതുവേ എല്ലാ സംരംഭകര്‍ക്കുമുള്ള സംശയമാണ്. ബിസിനസിന്‍റെ ഫിനാന്‍ഷ്യല്‍ സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകള്‍ വായിക്കുവാന്‍ സംരംഭകര്‍ പഠിക്കേണ്ട ആവശ്യകതയിലേക്കാണ് ഇത് വിരല്‍ ചൂണ്ടുന്നത്.
ബിസിനസ് വിജയത്തിനായി സംരംഭകന് ആവശ്യമുള്ള പ്രധാനപ്പെട്ട ഒരു നിപുണത സാമ്പത്തിക സാക്ഷരതയാണ് (Financial Literacy). ബിസിനസിലെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും അവയുടെ അനന്തര ഫലങ്ങളും മനസിലാക്കുവാനും, വിശകലനം ചെയ്യുവാനും, അതിനെ ആധാരമാക്കി തീരുമാനങ്ങള്‍ എടുക്കുവാനുമുള്ള സംരംഭകന്‍റെ കഴിവാണ് ബിസിനസിന്‍റെ വളര്‍ച്ചക്ക് കരുത്തേകുന്നത്‌. ബിസിനസിന്‍റെ സത്യസന്ധമായ നേര്‍ചിത്രമാണ് സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകള്‍ സംരംഭകന് മുന്നില്‍ വരച്ചിടുന്നത്. ഇതിലൂടെ ബിസിനസിന്‍റെ ഭാവി സംരംഭകന് മനസിലാക്കുവാന്‍ സാധിക്കും, അക്കങ്ങള്‍ സംവേദിക്കുന്നത് തിരിച്ചറിയാന്‍ സാധിച്ചാല്‍ മാത്രം.
എന്താണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്?
ജോര്‍ജ്ജിന്‍റെ സംശയത്തിലേക്ക് കടന്നു ചെല്ലുന്നതിന് മുന്‍പേ “അക്കൗണ്ടിംഗ്” എന്നാല്‍ എന്ത് എന്ന് നാമൊന്ന് മനസിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്.
“ബിസിനസിലെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളുടെ (Financial Transactions) വ്യവസ്ഥാപിതമായ (Systematic) രേഖപ്പെടുത്തലാണ്‌ അക്കൗണ്ടിംഗ്”
അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ ചില സാമാന്യസങ്കല്‍പ്പങ്ങളുണ്ട്‌ (Concepts) ഇവയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ അക്കൗണ്ട്‌ ബുക്കുകളില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. ഇത്തരം സാമാന്യസങ്കല്‍പ്പങ്ങള്‍ “അക്കൗണ്ടിംഗ് കോണ്‍സെപ്റ്റ്സ്” (Accounting Concepts) എന്നാണ് അറിയപ്പെടുന്നത്.
സംരംഭകര്‍ ഏറ്റവും പ്രധാനമായി മനസിലാക്കേണ്ട മൂന്ന് അക്കൗണ്ടിംഗ് കോണ്‍സെപ്റ്റ്സ് ഒന്ന് കാണാം.
- ബിസിനസ് എന്‍റിറ്റി കോണ്‍സെപ്റ്റ് (Business Entity Concept)
- മണി മെഷര്‍മെന്‍റ് കോണ്‍സെപ്റ്റ് (Money Measurement Concept)
- ഡ്യൂഏല്‍ ആസ്പെക്റ്റ് കോണ്‍സെപ്റ്റ് (Dual Aspect Concept)
എന്തുകൊണ്ട് ഉടമസ്ഥ മൂലധനം (Owner’s Capital) ബാധ്യതയായി കണക്കാക്കുന്നു?
ഇതിന്‍റെ ഉത്തരം നമുക്ക് പറഞ്ഞു തരുന്നത് ബിസിനസ് എന്‍റിറ്റി കോണ്‍സെപ്റ്റ് (Business Entity Concept) ആണ്.
“ബിസിനസിനേയും ഉടമസ്ഥനേയും / ഉടമസ്ഥരേയും രണ്ട് വ്യത്യസ്തരായ വ്യക്തികളായിട്ടാണ് അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ കണക്കാക്കുന്നത്.”
ബിസിനസില്‍ നിന്നും വ്യത്യസ്തരായ വ്യക്തികളായി ബിസിനസിന്‍റെ ഉടമസ്ഥരെ കണക്കിലാക്കുകയും അത് പ്രകാരം സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.
ഇപ്പോള്‍ നമുക്ക് മനസിലായി ബിസിനസും ഉടമസ്ഥനും രണ്ട് പേരാണ്. ബിസിനസ് ഉടമസ്ഥന്‍റെ കയ്യില്‍ നിന്നും കടം വാങ്ങുന്ന പണമാണ് (Borrowed Money) മൂലധനം (Capital).
അതുകൊണ്ടാണ് മൂലധനം (Capital) ബാലന്‍സ് ഷീറ്റില്‍ (ആസ്തി ബാധ്യത പട്ടിക) ബാധ്യതയുടെ (Liability) ഭാഗത്ത് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. ബിസിനസ് അതിന്‍റെ ഉടമസ്ഥന് തിരികെ നല്കാനുള്ള പണമാണ് മൂലധനം.
ബിസിനസിന്‍റെ ലാഭ നഷ്ടം നിര്‍ണ്ണയിക്കുമ്പോള്‍ ബിസിനസ് അതിന്‍റെ ചെലവുകള്‍ മാത്രമേ കണക്കിലെടുക്കൂ. ഉടമസ്ഥന് ബിസിനസില്‍ നിന്നും തന്‍റെ സ്വകാര്യ ആവശ്യങ്ങള്‍ക്കായി പിന്‍വലിക്കുന്നവ ഉടമസ്ഥന്‍റെ “ഡ്രോയിങ്ങ്സ്” ആയി രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. ബിസിനസിന്‍റെ ചെലവുകളില്‍ അത് ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്നില്ല.
ബിസിനസും ഉടമസ്ഥനുമായുള്ള ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളും ഈയൊരു കോണ്‍സെപ്റ്റ് ആധാരമാക്കിയാണ് രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. ഉടമസ്ഥന്‍റെ/രുടെ സ്വകാര്യ കണക്കുകളും ബിസിനസ് കണക്കുകളും തമ്മില്‍ വ്യക്തമായ അകലം സൂക്ഷിക്കുവാനും ബിസിനസിന്‍റെ കൃത്യമായ ലാഭ നഷ്ട്ടങ്ങളും ആസ്തി ബാധ്യതകളും വിലയിരുത്തുവാനും ഇതുമൂലം സാധിക്കുന്നു.
മണി മെഷര്‍മെന്‍റ് കോണ്‍സെപ്റ്റ് (Money Measurement Concept)
ബിസിനസില്‍ ഒരു ജീവനക്കാരനും മാനേജ്മെന്‍റും തമ്മില്‍ അസ്വാരസ്യം ഉടലെടുത്തു എന്ന് കരുതുക. അതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട യാതൊരു വിവരങ്ങളും അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുകയില്ല. എന്നാല്‍ ഇത്തരമൊരു അസ്വാരസ്യത്തിന്‍റെ പരിണിത ഫലമായി ആ ജീവനക്കാരനെ പിരിച്ചു വിടുകയും അയാള്‍ക്ക്‌ നഷ്ടപരിഹാരമായി പണം നല്കുകയും ചെയ്യുകയാണെന്ന് വിചാരിക്കുക. അങ്ങിനെ വരുമ്പോള്‍ ഇവിടെ ഒരു സാമ്പത്തിക ഇടപാട് നടക്കുന്നുണ്ട് അത് അക്കൗണ്ടില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നു.
അതായത് ബിസിനസില്‍ നടക്കുന്ന സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ മാത്രമേ അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ കണക്കിലെടുക്കുകയുള്ളൂ. ഈയൊരു സാമാന്യസങ്കല്‍പ്പത്തെയാണ് മണി മെഷര്‍മെന്‍റ് കോണ്‍സെപ്റ്റ് (Money Measurement Concept) എന്ന് പറയുന്നത്. സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ സംഭവിക്കാത്ത യാതൊന്നും തന്നെ അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുകയില്ല.
ഡ്യൂഏല്‍ ആസ്പെക്റ്റ് കോണ്‍സെപ്റ്റ് (Dual Aspect Concept)
ബിസിനസിന്‍റെ ആവശ്യത്തിലേക്കായി ഒരു യന്ത്രം (Machinery) വാങ്ങുകയാണെന്ന് കരുതുക. യന്ത്രം വാങ്ങുമ്പോള്‍ രണ്ട് കാര്യങ്ങള്‍ ഇവിടെ സംഭവിക്കുന്നു.
- യന്ത്രത്തിനായി പണം നല്കുന്നു. പണം ബിസിനസില്‍ നിന്നും പുറത്തേക്ക് പോകുന്നു.
- യന്ത്രം ബിസിനസിലേക്ക് വരുന്നു.
ബിസിനസില്‍ നടക്കുന്ന ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ക്കും ഇതുപോലെ രണ്ട് വശങ്ങളുണ്ട് (Aspects). ഈ രണ്ട് വശങ്ങളും കൃത്യമായി രേഖപ്പെടുത്തിയാല്‍ മാത്രമേ ബിസിനസിന്‍റെ യഥാര്‍ത്ഥ ചിത്രം ലഭ്യമാകുകയുള്ളൂ. ഈ സാമാന്യ സങ്കല്‍പ്പമാണ് ഡ്യൂഏല്‍ ആസ്പെക്റ്റ് കോണ്‍സെപ്റ്റ് (Dual Aspect Concept).
ഈ രണ്ട് വശങ്ങളെ (Aspects) ഡെബിറ്റ് ആസ്പെക്റ്റ് (Debit Aspect) എന്നും ക്രെഡിറ്റ്‌ ആസ്പെക്റ്റ് (Credit Aspect) എന്നും വിളിക്കാം. ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളുടേയും രണ്ട് വശങ്ങളും അക്കൗണ്ട്‌ ചെയ്യുന്ന ഈ രീതിയാണ് ഡബിള്‍ എന്‍ട്രി അക്കൗണ്ടിംഗിന്‍റെ ആധാരശില.
അക്കൗണ്ടിംഗിന്‍റെ അടിത്തറ
ഈ മൂന്ന് സാമാന്യ സങ്കല്‍പ്പങ്ങളാണ് പ്രധാനമായും അക്കൗണ്ടിംഗിന്‍റെ അടിത്തറയായി വര്‍ത്തിക്കുന്നത്. സാമ്പത്തിക സാക്ഷരത നേടാന്‍ ശ്രമിക്കുന്ന ഒരു സംരംഭകന് പ്രാഥമികമായി ഇത്തരം കാര്യങ്ങള്‍ മനസിലാക്കിയിരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ലാഭ നഷ്ട കണക്കും (Profit & Loss Account) ആസ്തി ബാധ്യത പട്ടികയും (Balance Sheet) വായിക്കുവാനും മനസിലാക്കുവാനുമുള്ള സാമാന്യജ്ഞാനത്തിന്‍റെ അടിത്തറയായും ഇതിനെ കണക്കാക്കാം.
ഇപ്പോള്‍ മൂന്ന് കാര്യങ്ങള്‍ നിങ്ങള്‍ മനസിലാക്കിയിരിക്കുന്നു.
- ബിസിനസും ഉടമസ്ഥനും/രും വ്യത്യസ്ത വ്യക്തികളാണ്. ഈ കാഴ്ചപ്പാടിലാണ് അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ ഇടപാടുകള്‍ രേഖപ്പെടുത്തുന്നത്. അതുകൊണ്ടാണ് ഉടമസ്ഥ മൂലധനം ബിസിനസിന്‍റെ ബാധ്യതയായി കണക്കാക്കുന്നത്.
- ബിസിനസിലെ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകള്‍ മാത്രമേ അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ രേഖപ്പെടുത്തുകയുള്ളൂ.
- ഓരോ ഇടപാടുകള്‍ക്കും രണ്ട് വശങ്ങളുണ്ട് (Dual Aspect). ഇവ രണ്ടും അക്കൗണ്ടിംഗില്‍ രേഖപ്പെടുത്തും.
ബിസിനസിലെ സാമ്പത്തിക സ്റ്റേറ്റ്മെന്‍റുകള്‍ വായിക്കുവാനും മനസിലാക്കുവാനും പഠിക്കുന്നതിന്‍റെ ആദ്യപടിയായി നമുക്കിതിനെ കണക്കാക്കാം. ബിസിനസിലെ കണക്കുകള്‍ തന്നോട് സംവേദിക്കുവാന്‍ ശ്രമിക്കുന്നതെന്തെന്ന് സംരംഭകന് തിരിച്ചറിയണം. ഡാറ്റയുടെ വിശകലനം ബിസിനസിന്‍റെ ദുര്‍ബലമായ ഇടങ്ങളെ തുറന്നു കാട്ടും. ബിസിനസ് സഞ്ചരിക്കുന്ന യഥാര്‍ത്ഥ പാത കണ്ടെത്തുവാന്‍ ഇത് സംരംഭകന് ഉള്‍ക്കാഴ്ചയേകും. ബിസിനസില്‍ സംരംഭകന്‍റെ ശ്രദ്ധ പതിയേണ്ട സ്ഥലങ്ങള്‍ ഈ അക്കങ്ങള്‍ ചൂണ്ടിക്കാട്ടും. ഇവ കൃത്യമായി മനസിലാക്കി മുന്നോട്ട് നീങ്ങുമ്പോഴാണ് സംരംഭകനെ വിജയം ആശ്ലേഷിക്കുന്നത്.